Lorsqu’on est une association culturelle, l’organisation d’un évènement culturel est un projet qui doit être soigneusement préparé pour faire de cette manifestation une vraie réussite. Plusieurs éléments clés sont à prendre en compte et une stratégie doit être définie afin d’obtenir un aboutissement positif au terme de cet évènement. Voici quelques conseils pour appliquer les bonnes méthodes et ainsi organiser un évènement à la hauteur de vos ambitions !
1- Définir sa stratégie de communication évènementielle
La première étape consiste à prendre le temps de bien réfléchir à la stratégie de communication que vous souhaitez mettre en place pour organiser au mieux votre manifestation culturelle. Cette approche doit être en adéquation avec les valeurs de votre association, ainsi qu’avec les objectifs visés par cet événement. De plus, il est important que votre public cible soit bien défini en amont. Ainsi, vous pourrez déterminer plus facilement comment l’atteindre et surtout l’intéresser.
Quelques questions que vous pourriez vous poser pour être un organisateur d’évènements culturels averti
- L’évènement culturel envisagé est-il une réelle opportunité à ne pas rater pour mon association loi 1901 ?
- La date fixée sur l’agenda culturel est-elle pertinente ?
- Quel nom donner à cette manifestation culturelle pour qu’il soit révélateur, accrocheur et engageant ?
- Qu’est-ce que ce meeting va apporter à mon association à but non lucratif ?
- Quelles sont les personnes que je souhaite atteindre ?
- Quels sont les objectifs à courts, moyens et longs termes
- Quel budget ai-je à disposition pour organiser cet évènement culturel ?
2- Coordonner les préparatifs de sa manifestation culturelle
Après avoir réfléchi à votre stratégie de communication pour réussir votre évènement culturel, il est important de vous occuper de la préparation de votre manifestation. Cette étape doit être réalisée avec concentration et précision afin que tout se passe comme prévu le jour J.
Quelques conseils pour réussir la préparation de votre évènement culturel
- Etablissez un planning sur lequel vous référencerez vos actions de communication
- Listez les intervenants qui seront présents lors de l’évènement concerné
- Répartissez-leur les tâches pour progresser efficacement plus rapidement.
- Choisissez le lieu et vérifiez que tous les paramètres de sécurité et d’accès soient aux normes le jour J.
- Vérifiez les conditions matérielles
- Prenez en compte tous les paramètres liés à l’organisation d’un événement culturel (logistique, restauration…)
3- Soigner sa communication pour réussir l’organisation de son évènement culturel
Différents supports de communication pour réussir sa manifestation culturelle
- invitations,
- affiches,
- flyers,
- dossier de presse,
- site web,
- réseaux sociaux,
- campagne d’emailing.
Organiser un événement culturel est un véritable challenge pour une association à but non lucratif mais c’est un beau défi qui peut être relevé en toute sérénité dès lors qu’elle s’y est bien préparée.
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Lors d’un évènement culturel, les enjeux sont importants et les retombées peuvent faire prendre un bel essor à votre structure. Mettez toutes les chances de votre côté !
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